Cómo controlar la antigüedad del inventario de autos usados en su concesionario

Para controlar la antigüedad del inventario de autos usados, haga una lista semanal de los vehículos sin vender, ordenados por días desde la compra. Marque los que llegan a una fecha de revisión, averigüe qué está frenando la venta y asigne una acción con fecha límite. Si ya tomó medidas para vender un auto, compare una oferta mayorista vigente, descontando los gastos, con lo que espera recibir y gastar si intenta venderlo al público unos días más.

Empiece con una hoja de cálculo compartida, sus registros de compra y los anuncios que ven los clientes. En un concesionario pequeño, un gerente puede hacer la revisión con el personal encargado de los anuncios y las ventas. Centre la reunión en las decisiones que puedan ponerse en práctica antes de la próxima semana.

Prepare un reporte que facilite las decisiones

Use una fila por número de inventario. Anote la fecha de compra, la fecha en que el auto quedó listo para la venta, su estado, el dinero invertido hasta hoy y el precio anunciado. Agregue la fecha del último cambio de precio, la actividad reciente de compradores que pueda comprobar y tres campos para las decisiones: próxima acción, responsable y fecha límite. Si hay una venta pendiente, mantenga el auto en la lista hasta cerrar la operación y márquelo como pendiente para evitar que otro vendedor comprometa el mismo auto.

Use el mismo criterio para fijar la fecha de compra, por ejemplo, la fecha en el comprobante. Réstela de la fecha del reporte en días calendario y cuente el día de la compra como día cero. Mantenga esa fecha aunque vuelva a publicar el auto o lo traslade a otro lote. Cuente por separado los días desde que quedó listo. Un auto que lleva 45 días en el inventario, pero solo 10 listo para la venta, merece una revisión distinta de uno que se podía probar desde hace 45 días. Si sigue detenido, anote el motivo y la próxima actualización en su proceso de reacondicionamiento.

Resuma tanto el número de autos como el dinero invertido en cada rango de antigüedad. Una camioneta costosa puede representar más dinero en inventario antiguo que varios sedanes económicos. La hoja de trabajo de la Asociación Nacional de Concesionarios de Automóviles (NADA), en inglés, agrupa los vehículos y el dinero invertido por antigüedad. Calcule el importe de cada fila con el mismo criterio para poder comparar los rangos.

Use la antigüedad para fijar fechas de decisión

Pruebe estas fechas como punto de partida. Adáptelas a los tipos de vehículos que maneja, al efectivo que necesita y al tiempo que tarda en conseguir una oferta mayorista que pueda aceptar. Programe las revisiones cuando compre el auto para atenderlo aunque alcance una fecha clave entre reuniones.

• Día 30. Confirme que el auto está listo y que el anuncio público está activo y correcto. Si los clientes pueden verlo y probarlo, revise las consultas recientes y los precios anunciados de autos comparables. Elija una corrección cuyo resultado pueda comprobar.
• Día 45. Verifique si se hizo la corrección y si cambió la actividad de los compradores. Si el auto sigue sin venderse, anote qué justifica un cambio de precio o unos días más de venta al público. Pida una cotización mayorista mientras tenga tiempo para comparar opciones.
• Día 60. Decida si acepta una oferta mayorista o autoriza una prórroga con fecha de vencimiento para la venta al público. Si da más tiempo, registre el precio, la condición que pondría fin a la prueba antes de tiempo y quién tomará la decisión al vencimiento.

Fije sus propios plazos. Un trámite pendiente puede merecer atención el mismo día en que lo detecte. Un vehículo de nicho puede justificar más tiempo si usted puede identificar a los posibles compradores y su negocio puede asumir la espera.

Identifique el problema antes de bajar el precio

Abra el anuncio público en un teléfono. Revise la foto principal, la versión, el millaje, el precio, la disponibilidad y si las consultas llegan a la persona indicada. Si falta el anuncio en un canal importante, vuelva a publicarlo y anote cuándo quedó visible allí. Si llegaron mensajes sin respuesta, asigne a alguien para atenderlos y registre el resultado.

Si el anuncio y el seguimiento funcionan, compare varios autos anunciados en ese momento. Empiece con un año, una versión, un millaje, un estado y un historial similares en el área donde suelen buscar sus clientes. Guarde los enlaces y la fecha. Amplíe la búsqueda si encuentra pocos comparables confiables y anote las diferencias. Los precios anunciados muestran las opciones que tienen los compradores hoy. Si cuenta con ventas recientes comparables de su propio lote, úselas para estimar cuánto podría recibir en una venta.

Tome una decisión concreta por auto. Si baja el precio anunciado, verifique que el cambio se vea donde consultan sus clientes y registre la fecha. En la próxima revisión, compare las consultas, citas o pruebas de manejo en períodos de duración similar. Anote otros cambios, como el cierre por un día festivo o el uso de otro canal de anuncios. Con un solo auto y pocas consultas, un cambio en la actividad ofrece una pista y rara vez basta para identificar una causa.

Compare unos días más de venta al público con una oferta mayorista

Consiga una oferta real si puede. Confirme su vencimiento, las condiciones y quién pagaría las comisiones de venta o el transporte. Compare el importe neto que podría recibir hoy con el importe neto que espera recibir si cierra una venta al público durante la prórroga. Reste los gastos de venta que aún tendría que pagar y los costos adicionales previstos durante la espera. Anote qué haría si la venta al público no se concreta y cuánto podría cambiar la oferta de respaldo.

Ejemplo hipotético: En el día 60, un concesionario tiene una oferta mayorista de $10,000 y pagaría $200 de transporte, por lo que recibiría $9,800 hoy. Una prueba de venta al público de siete días podría generar $10,500 si se concreta la venta. Después de restar $300 en gastos de venta pendientes y $150 en costos adicionales por mantener el auto, quedarían $10,050. Son $250 más que la opción mayorista actual. Si no logra venderlo al público y aún puede recibir $9,800 netos en una venta mayorista posterior, los mismos $150 de costos adicionales reducen el resultado de esperar a $9,650. Confirme la vigencia de la oferta antes de contar con ella para la próxima semana.

Estas cifras son supuestas y sirven para comparar los próximos pasos. Use el dinero que ya invirtió para evaluar por separado el resultado del vehículo. En este ejemplo, esa inversión es la misma para ambas opciones.

Cierre la revisión con un registro de decisiones

Termine la reunión con una fila que indique qué hacer: Unidad 214 | gerente | confirmar la cotización mayorista antes del jueves al mediodía | aceptar la oferta si el viernes a las 5 p. m. aún no se ha cerrado una venta al público y el importe neto confirmado alcanza el mínimo aprobado. En la próxima revisión, marque la acción como completada, vencida o reemplazada y anote el motivo. Una vez al mes, revise los autos que vendió al por mayor o a los que dio más tiempo. Si varios llegaron con el mismo problema pendiente o atrajeron a pocos compradores con precios parecidos, convierta esa observación en una pregunta que pueda resolver antes de la próxima compra.